Zakelijke factuur en btw bij de taxi: wat erop staat en hoe het werkt

Is een rit afgerond, dan gaat er automatisch een factuur naar het e-mailadres van de boeking. Je hoeft er niet apart om te vragen en niet voor te bellen: dat gebeurt bij elke rit, particulier of zakelijk.

Op die factuur staan een factuurnummer, de tenaamstelling (de bedrijfsnaam als je die bij het boeken hebt ingevuld, anders je eigen naam), de datum, het bedrag excl. btw, de btw apart (9%) en het totaal incl. btw. Onderaan staat de naam van Future Taxi met het KvK-nummer en het btw-identificatienummer, de gegevens die een boekhoudpakket nodig heeft om de factuur te verwerken.

Bij het boeken staat een los veld voor de bedrijfsnaam, standaard leeg. Vul je dat in, dan komt die naam op de factuur in plaats van je eigen naam. Een factuur op een persoonsnaam boekt een boekhouder niet zomaar op de kostenplaats van een bedrijf; met de bedrijfsnaam erop wel.

Nederland kent twee btw-tarieven: 21% voor de meeste diensten en producten, en een verlaagd tarief van 9% voor een beperkte lijst, waaronder personenvervoer. Een taxirit valt onder die laatste categorie, samen met de trein en de bus. Dat is de reden dat een taxifactuur een lager percentage laat zien dan bijvoorbeeld een factuur voor kantoorbenodigdheden of een adviesuur.

Alle prijzen die je op deze site ziet, van het starttarief tot de vaste Schipholprijs, zijn al inclusief die 9% btw. Dat moet ook: een bedrijf dat aan consumenten verkoopt, moet de prijs inclusief btw laten zien, niet de prijs plus btw als aparte optelsom. Op de factuur draaien we die berekening om en splitsen we het bedrag terug in het deel excl. btw en het btw-bedrag.

Die omrekening gaat altijd op dezelfde manier: het bedrag excl. btw is het bedrag incl. btw gedeeld door 1,09, afgerond op de cent. De btw is het verschil tussen die twee bedragen. Geen los rekenmodel voor zakelijke ritten en een ander voor particuliere: elke factuur, van welk bedrag ook, wordt zo opgebouwd.

Vier voorbeelden op basis van bedragen die al op deze site staan, van het minimumtarief tot de vaste prijs naar Schiphol.

De btw wordt berekend over het totaalbedrag van de rit, niet apart over het starttarief, de kilometers en de minuten. Dat houdt de rekensom simpel: één deling door 1,09, in plaats van drie kleine btw-bedragen die je optelt en die door afronding net niet op het totaal uitkomen.

Deze ritprijzen komen uit de tarieventabel die we eerder maakten met dezelfde Google-verkeersdata; de btw-splitsing erbovenop is nieuw, de onderliggende ritprijzen niet.

Boek je een losse rit, dan werkt de factuur zoals hierboven beschreven: automatisch, per rit, naar het e-mailadres dat je invult. Voor bedrijven die vaker rijden, kan dat ook op rekening: één factuur per maand in plaats van een los bericht bij elke rit, met daarop elke rit los vermeld, met datum, ophaaladres, bestemming en bedrag. Dat is precies wat een administratie nodig heeft om een rit aan een project of kostenplaats te koppelen. Regel dat via de zakelijke pagina, niet via het gewone boekingsformulier.

Handig bij zakelijk vervoer: de prijs staat vooraf vast, ook naar Schiphol. Daardoor kan een rit vooraf goedgekeurd worden, ook als een ander dan de reiziger de rekening betaalt. Je weet bij het boeken al wat er straks op de factuur staat, in plaats van dat achteraf te ontdekken.

Bedrijfsnaam vergeten in te vullen en de rit heeft nog niet plaatsgevonden? App of bel, dan passen we het aan voordat de factuur de deur uit gaat.