Geschäftsrechnung und Mehrwertsteuer beim Taxi: was draufsteht und wie es funktioniert

Ist eine Fahrt abgeschlossen, geht automatisch eine Rechnung an die E-Mail-Adresse der Buchung. Sie müssen nicht extra danach fragen oder anrufen: Das passiert bei jeder Fahrt, privat oder geschäftlich.

Auf dieser Rechnung stehen eine Rechnungsnummer, der Rechnungsempfänger (der Firmenname, falls Sie ihn bei der Buchung angegeben haben, sonst Ihr eigener Name), das Datum, der Betrag ohne MwSt., die MwSt. gesondert (9 %) und der Gesamtbetrag inkl. MwSt. Unten steht der Name von Future Taxi mit KvK-Nummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, den Angaben, die eine Buchhaltungssoftware braucht, um die Rechnung zu verarbeiten.

Bei der Buchung gibt es ein eigenes Feld für den Firmennamen, standardmäßig leer. Füllen Sie es aus, erscheint dieser Name auf der Rechnung statt Ihres eigenen. Eine Rechnung auf einen Personennamen wird nicht automatisch der Kostenstelle eines Unternehmens zugeordnet; mit dem Firmennamen schon.

Die Niederlande kennen zwei Mehrwertsteuersätze: 21 % für die meisten Dienstleistungen und Produkte, und einen ermäßigten Satz von 9 % für eine begrenzte Liste, zu der Personenverkehr gehört. Eine Taxifahrt fällt in diese zweite Kategorie, zusammen mit Bahn und Bus. Deshalb zeigt eine Taxirechnung einen niedrigeren Prozentsatz als etwa eine Rechnung für Büromaterial oder eine Beratungsstunde.

Jeder Preis, den Sie auf dieser Website sehen, vom Grundtarif bis zum Festpreis nach Schiphol, enthält diese 9 % MwSt. bereits. Das muss so sein: Ein Unternehmen, das an Verbraucher verkauft, muss den Preis inklusive MwSt. zeigen, nicht den Preis plus MwSt. als separate Summe. Auf der Rechnung drehen wir diese Berechnung um und teilen den Betrag zurück in den Anteil ohne MwSt. und den MwSt.-Betrag.

Diese Umrechnung funktioniert immer gleich: Der Betrag ohne MwSt. ist der Betrag inkl. MwSt. geteilt durch 1,09, gerundet auf den Cent. Die MwSt. ist die Differenz zwischen den beiden Beträgen. Es gibt kein eigenes Rechenmodell für geschäftliche Fahrten und ein anderes für private: Jede Rechnung, welcher Betrag es auch ist, wird so aufgebaut.

Vier Beispiele auf Basis von Beträgen, die bereits auf dieser Website stehen, vom Mindesttarif bis zum Festpreis nach Schiphol.

Die MwSt. wird auf den Gesamtbetrag der Fahrt berechnet, nicht getrennt auf Grundtarif, Kilometer und Minuten. Das hält die Rechnung einfach: eine einzige Division durch 1,09, statt drei kleiner MwSt.-Beträge, die zusammengerechnet nach dem Runden nicht ganz zur Gesamtsumme passen würden.

Diese Fahrpreise stammen aus der Tarifübersicht, die wir zuvor mit denselben Google-Verkehrsdaten erstellt haben; die MwSt.-Aufteilung darauf ist neu, die zugrunde liegenden Fahrpreise nicht.

Buchen Sie eine einzelne Fahrt, funktioniert die Rechnung wie oben beschrieben: automatisch, pro Fahrt, an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Für Unternehmen, die häufiger fahren, geht es auch auf Rechnung: eine Sammelrechnung pro Monat statt einer einzelnen pro Fahrt, mit jeder Fahrt einzeln aufgeführt, mit Datum, Abholadresse, Ziel und Betrag. Genau das braucht eine Buchhaltung, um eine Fahrt einem Projekt oder einer Kostenstelle zuzuordnen. Regeln Sie das über die Geschäftsseite, nicht über das normale Buchungsformular.

Praktisch für Geschäftsreisen: Der Preis steht vor der Buchung fest, auch nach Schiphol. Dadurch lässt sich eine Fahrt vorab genehmigen, auch wenn jemand anderes als der Reisende die Rechnung bezahlt. Sie wissen schon bei der Buchung, was später auf der Rechnung steht, statt es hinterher zu erfahren.

Firmennamen vergessen einzutragen, und die Fahrt hat noch nicht stattgefunden? Schreiben Sie per WhatsApp oder rufen Sie an, dann passen wir es an, bevor die Rechnung hinausgeht.