Фактура и ДДС за такси при бизнес пътувания: какво съдържа и как работи

Щом курсът приключи, фактурата тръгва автоматично към имейла от резервацията. Не е нужно да я искаш отделно или да звъниш: това се случва при всеки курс, личен или бизнес.

Във фактурата има номер на фактура, име на получателя (името на фирмата, ако си го посочил при резервацията, иначе собственото ти име), дата, сумата без ДДС, ДДС отделно (9%) и общата сума с ДДС. Отдолу стои името на Future Taxi с номера в търговския регистър и ДДС номера, данните, от които се нуждае счетоводна програма, за да обработи фактурата.

При резервацията има отделно поле за име на фирма, по подразбиране празно. Попълниш ли го, това име се появява на фактурата вместо твоето. Фактура на лично име не се завежда автоматично към разходен център на фирма; с името на фирмата се завежда.

Нидерландия има две ставки на ДДС: 21% за повечето услуги и продукти, и намалена ставка от 9% за ограничен списък, включващ пътнически транспорт. Курс с такси попада в тази втора категория, заедно с влака и автобуса. Затова фактура за такси показва по-нисък процент от, например, фактура за офис консумативи или консултантски час.

Всяка цена, която виждаш на сайта, от началната такса до фиксираната цена за Схипхол, вече включва тези 9% ДДС. Така трябва да бъде: фирма, която продава на потребители, трябва да показва цената с включено ДДС, а не цената плюс ДДС като отделна сума. Във фактурата обръщаме тази сметка и разделяме сумата обратно на частта без ДДС и сумата на ДДС.

Това преобразуване винаги става по един и същ начин: сумата без ДДС е сумата с ДДС, разделена на 1,09, закръглена до цент. ДДС е разликата между тези две суми. Няма отделна сметка за бизнес курсове и друга за лични: всяка фактура, каквато и да е сумата, се изчислява така.

Четири примера, базирани на суми, които вече са на сайта, от минималната такса до фиксираната цена за Схипхол.

ДДС се изчислява върху общата сума на курса, не отделно върху началната такса, километрите и минутите. Това пази сметката проста: едно деление на 1,09, вместо три малки суми на ДДС, събрани заедно, които след закръгляне не съвпадат точно с общата сума.

Тези цени идват от таблицата с тарифи, която направихме по-рано със същите данни за трафик от Google; разделянето на ДДС отгоре е ново, самите цени на курсовете не са.

Резервираш ли единичен курс, фактурата работи както описано по-горе: автоматично, за всеки курс, към имейла, който посочиш. За фирми, които пътуват по-често, може и по сметка: една фактура на месец вместо отделна за всеки курс, с всеки курс изброен отделно, с дата, адрес за вземане, дестинация и сума. Точно това е нужно на счетоводството, за да свърже курс с проект или разходен център. Уговори това през бизнес страницата, не през обичайния формуляр за резервация.

Полезно за бизнес пътувания: цената е фиксирана преди резервацията, включително до Схипхол. Така курс може да бъде одобрен предварително, дори когато сметката плаща друг, а не пътникът. Знаеш още при резервацията какво ще стои във фактурата, вместо да го откриваш след това.

Забравил си да посочиш името на фирмата и курсът още не се е случил? Пиши във WhatsApp или се обади, и ще го поправим, преди фактурата да излезе.